Sabtu, 17 Maret 2012

PERANAN STAF DALAM ORGANISASI

Membicarakan tentang staf berarti juga membicarakan tentang organisasi juga, disini saya akan menjelaskan sedikit tentang organisasi.
Terdapat beberapa teori dan perspektif mengenai organisasi, ada yang cocok sama satu sama lain, dan ada pula yang berbeda. Organisasi pada dasarnya digunakan sebagai tempat atau wadah dimana orang-orang berkumpul, bekerjasama secara rasional dan sistematis, terencana, terorganisasi, terpimpin dan terkendali, dalam memanfaatkan sumber daya (uang, material, mesin, metode,lingkungan), sarana-parasarana, data, dan lain sebagainya yang digunakan secara efisien dan efektif untuk mencapai tujuan organisasi.
Menurut para ahli terdapat beberapa pengertian organisasi sebagai berikut.
Menurut ERNEST DALE:
Organisasi adalah suatu proses perencanaan yang meliputi penyusunan, pengembangan, dan pemeliharaan suatu  struktur atau pola hubunngan kerja dari orang-orang dalam suatu kerja kelompok.
Menurut CYRIL SOFFER:
Organisasi adalah perserikatan orang-orang yang masing-masing diberi peran tertentu dalam suatu system kerja dan pembagian dalam mana pekerjaan itu diperinci menjadi tugas-tugas, dibagikan kemudian digabung lagi dalam beberapa bentuk hasil.
Menurut KAST & ROSENZWEIG:
Organisasi adalah sub system teknik, sub system structural, sub system pshikososial dan sub system manajerial dari lingkungan yang lebih luas dimana ada kumpulan orang-orang berorenteasi pada tujuan.
§Stoner mengatakan bahwa organisasi adalah suatu pola hubungan-hubungan yang melalui mana orang-orang di bawah pengarahan atasan mengejar tujuan bersama.
§James D. Mooney mengemukakan bahwa organisasi adalah bentuk setiap perserikatan manusia untuk mencapai tujuan bersama.
§Chester I. Bernard berpendapat bahwa organisasi adalah merupakan suatu sistem aktivitas kerja sama yang dilakukan oleh dua orang atau lebih.
§Stephen P. Robbins menyatakan bahwa Organisasi adalah kesatuan (entity) sosial yang dikoordinasikan secara sadar, dengan sebuah batasan yang relatif dapat diidentifikasi, yang bekerja atas dasar yang relatif terus menerus untuk mencapai suatu tujuan bersama atau sekelompok tujuan.
Definisi UMUM:
“Kelompok orang yang secara bersama-sama ingin mencapai tujuan”

Sumber : http://id.wikipedia.org/wiki/Organisasi - tanggal 15 Maret 2012 – jam 23.55
               http://s_tiwi.staff.gunadarma.ac.id/Downloads/files/17350/MINGGU_3.doc - tanggal 15 Maret 2012 – jam 0.05

Di atas merupakan definisi organisasi dari beberapa ahli. Sekarang saya akan menjelaskan tentang staf itu sendiri.

Staf:
Staf adalah individu atau kelompok (terdiri para ahli) dalam struktur organisasi yang fungsi utamanya memberikan saran dan pelayanan kepada fungsi lini.
Wewenang staf:
Wewenang yang mengalir ke samping yaitu wewenang yang diberikan kepada staf khusus untuk membantu melancarkan tugas staf yang diberikan wewenang lini. Wewenang staf diberikan karena ada spesialisasi adanya tugas-tugas menegerial yang terkait dengan fungsi staf seperti pengawasan, pelayanan kepada staf atau penasihat.
Wewenang staf dan lini, perpaduan antara wewenang lini dan staf merupakan bentuk struktur organisasi yang paling umum saat ini. Bentuk organisasi kelihatan kompleks tetapi sesungguhnya adalah pengembangan dari bentuk lini dan staf.

Sumber: ocw.usu.ac.id/course/.../manajemen_slide_fungsi_pengorganisasian.pdf – tanggal 15 Maret 2012 – jam 23.48

Telah dikemukakan bahwa dalam organisasi bentuk lini dan staf ada dua kelompok tenaga kerja. Kelompok pertama adalah mereka yang tugas utamanya bersifat menterjemahkan tugas pokok menjadi aktivitas, sedang di pihak lain terdapat mereka yang tugasnya melakukan kegiatan-kegiatan penunjang demi lancarnya roda organisasi dan mekanisme kerjasama yang harmonis, baik secara kuantitatif maupun kualitatif. Kedua kelompok ini mempunyai peranan penting dalam merealisasi tujuan organisasi secara efektif dan efisien.
Sepintas lalu kelihatan seolah-olah karyawan lini lebih penting karena tugas meraka yang utama melaksanakan aktivitas penting untuk merealisasi tujuan. Malah dianggap kadang-kadang bahwa tanpa karyawan staff tujuan dapat juga direalisasi. Pandangan ini terutama dalam organisasi modern kurang tepat, walaupun sifat aktivitas karyawan staff sebagai penunjang kegiatan yang dilakukan olah karyawan lini, akan tetapi peranan mereka dalam menciptakan efektivitas dan efisiensi sangat penting. Dengan bantuan karyawan staff organisasi dapat mendayagunakan resources yang dimiliki perusahaan secara optimum, karena mereka dapat melihat berbagai kemungkinan, pendidikan dan pengalaman mereka memungkinkan memilih kesempatan yang terbaik.
Pembahasan tentang pentingnya peranan staff dalam proses manajemen berarti tidak saja menbahas pentingnya kegiatan-kegiatan penunjang terlaksana dengan efisien dan ekonomis, akan tetapi juga membahas pentingnya paranan karyawan staff dalam membantu management members dalam mengambil keputusan.
Sering kurang disadari bahwa tugas utama dari seorang pemimpin adalah mengambil keputusan. Segala sesuatu yang terjadi dalam organisasi sebaiknya adalah karena diputuskan demikian bukan karena secara kebetulan terjadi. Keputusan-koputusan yang diambil oleh berbagai eselon pemimpin dalam organisasi tentu mempunyai bobot yang berbeda-beda pula. Semakin tinggi kedudukan seseorang dalam organisasi maka semakin besar keputusan yang diambilnya meskipun sering bobot dari keputusan tersebut bersifat umum dan kualitatif. Top management dalam organisasi mempunyai tugas dan tanggung jawab untuk mengambil keputusan yang bersifat menyeluruh dalam arti bahwa keputusannya akan mempunyai implikasi yang luas terhadap seluruh organisasi. Lower managementbiasanya membuat keputusan-keputusan yang terbatas kepada unit organisasi yang dipimpinnya. Dan sifat keputusannya lebih mudah diterjemahkan kepada bentuk yang bersifat kuantitatif.
Setiap keputusan yang diambil baik di tingkat top, middle maupun lowermanager seperti supervisor ada beberapa syarat yaitu sebagai berikut :
·         Keputusan yang diambil harus mempermudah dan mempercepat pencapaian tujuan.
·         Keputusan harus tepat dalam arti mampu memecahkan persoalan-persoalan yang dihadapi oleh organisasi.
·         Keputusan harus praktis, dalam arti dapat dilakukan sesuai dangan kekuatan-kekuatan yang dimiliki organisasi.
·         Keputusan yang diambil harus rasional dalam pengertian dapat diterima oleh akal sehat dari para pelaksana.
Dari uraian di atas dapat diketahui bahwa keputusan yang diambil belum tentu menyenangkan semua orang yang ikut serta dalam organisasi. Dapat dikatakan bahwa keputusan yang menyenangkan samua pihak tentu mempercepat proses pencapaian tujuan yang telah ditetapkan. Dapat dikatakan bahwa keputusan yang menyenangkan samua pihak belum tentu mempercepat proses pencapaian tujuan yang telah ditatapkan.
Tugas-tugas yang dapat diberikan kapada karyawan staff antara lain adalah sebagai berikut :
·         Mengumpulkan data (fakta)
·         Menginterpretasikan data (fakta)
·         Mengusulkan alternatif tindakan
·         Mendiskusikan rencana-rencana yang sedang dipikirkan dengan berbagai hak dan memperoleh kesepakatan mereka atau memperoleh alasan mengapa rencana tersebut ditolak.
·         Mempersiapkan instruksi-instruksi tertulis dan dokumon-dokumen lainnya yang diperlukan untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan yang merupakan realisasi dari rencana yang telah ditetapkan.
·         Mengamati kegiatan-kegiatan operasional dan kondisi-kondisi yang dihadapi untuk rnengadakan apakah instruksi-instruksi telah dijalankan dengan baik dan apakah instruksi tersebut menghambat atau mempelancar proses pencapaian tujuan.
·         Mengusahakan pertukaran informasi antara para petugas-petugas oporasional mongenai pelaksanaan untuk meningkatkan kegiatan-kegiatan koordinasi.
·         Meberikan infrmasi dan nasihat kepada petugas-petugas oporasional mengenai pelaksanaan tugas-tugas yang telah didelegasikan kepada mereka.

Dari peranan staff sebagaimana telah dikemukakan dapat diketahui bahwa staff adalah hal yang diinginkan apabila :
·         Keterbatasan kemampuan pimpinan untuk melaksanakan tugas-tugas secara baik. Keterbatasan ini melingkupi ketarbatasan waktu, energi, pengetahuan, perhatian, pandangan dan sebagainya.
·         Tugas-tugas yang harus dijalankan belum dapat didelagasikan kepada bawahan, dapat disebabkan: (1) bawahan belum mempunyai kemampuan (2) secara efektif dan efisien lebih tepat wewenang tersebut diberikan kepada spesialist.

Macam dan Fungsi Staf
Ada dua macam staf, yaitu:
1.     Staf pribadi / Staf Penasihat (personal staf )
Staf penasihat , dibentuk untuk memberikan saran, bantuan, dan jasa kepada seorang manajer.  Staf penasihat juga memberikan saran-saran kepada pimpinan terhadap semua bidang yang menjadi tugas dan tanggung jawab pimpinan. Apabila diperlukan manajer dapat menunjuk atau mengangkat staf penasihat dalam bidang perencanaan, pengorganisasian, pemberian motivasi, pengawasan, dan pengambilan keputusan.

Agar saran-saran yang diberikan kepada pimpinan merupakan saran yang sudah matang, obyektif dan telah diuji serta diteliti kebenarannya, maka saran-saran itu harus digarap melalui suatu proses. Proses pemberian saran tersebut melalui kegiatan sebagai berikut :
1.      Pengumpulan data dapat dilakukan dengan mengadakan penelitian atau riset.
2.      Mengadakan analisis fakta-fakta, informasi-informasi yang diterima
3.      Mengadakan evaluasi atau penilaian
4.      Membuat berbagai alternatif atau kemungkinan
5.      Mengadakan pemilihan dari berbagai kemungkinan yang dianggap paling baik
6.      Membuat kesimpulan
7.      Merumuskan saran-saran atau pertimbangan-pertimbangan dalam suatu bentuk tertentu sehingga mudah dan cepat dipahami oleh pimpinan.

2.     Staf Spesialis / Pelayanan
Memberikan saran, konsultasi, bantuan, dan melayani seluruh lini dan unsur organisasi. Bertanggung jawab ke tingkatan-tingkatan organisasi yang bermacam-macam, seperti tingkatan divisi, tingkatan bagian, ataupun tingkatan cabang yang berdiri sendiri. Fungsi utama staf pelayanan adalah memberikan pelayanan yang sebaik-baiknya dalam bentuk kegiatan-kegiatan operasional, bukan memberikan saran atau pertimbangan. Staf ini sering di sebut asisten yang mempunyai tugas bermaca-macam untuk satu atasan dan biasanya bersifat generalis. umumnya ini diperbantukan manajer tingkat tinggi (top manajer).
Sumber: http://www.ut.ac.id/html/suplemen/ekma4333/macam_staf.htm - tanggal 15 Maret 2012 – jam 23:09

Menurut bidang yang di layani staf dibagi menurut fungsi-fungsi yang ada di perusahaan, seperti staf personalia, staf pengembangan, staf perencanaan, staf pemasaran dan staf lain/sebagainya.. Jenis staf menurut banyaknya pemimpin yang dilayani dibedakan menjadi: 
1. staf khusus, staf ini memiliki tugas untuk memberikan saran, konsultasi, bantuan serta melayani seluruh lini dan unsur organisasi. sifat khusus staf spesialis yaitu: 
a) terbatas dalam pemberian masihat dan bantuan serta tidak mempunyai kekuasaan terhadap elemen-elemen dalam organisasi. 
b) nasihat dan bantuannya diberikan kepada seluruh bagian dan seksi. 
c) nasihat dan bantuannya hanya untuk lapangan tertentu. 
2. staf pribadi, memiliki tugas memberikan saran, bantuan, dan jasa kepada manajer. staf ini sering di sebut asisten yang mempunyai tugas bermaca-macam untuk satu atasan dan biasanya bersifat generalis. umumnya ini diperbantukan manajer tingkat tinggi (top manajer). staf pribadi ini dibagi menjadi dua, yaitu : 
a) staf asistens, disebut juga asisten manajer atau asisten director yang berposisi sebagai lini atau hubungan lini, yaitu hubungan orang-orang dan komponen-komponen yang bertanggung jawab atas tercapainya tujuan perusahaan serta mempunyai wewenang mengambil keputusan akhir/terakhir mengenai hal yang berhubungan dengan tujuan. staf asisten ini meliputi: ~asisten to dan executive assintants memberi bantuan kepada pucuk pimpinan dalam suatu tugas pimpinan tertentu dan memberikan segala hal yang di perlukan. ~administrative assistants memberikan layanan kepada seorang pimpinan dalam soal kecil administrasi. ~special assistants memberikan layanan dalam bidang keahliannya kepada pimpinan. 
b) line assistant yaitu assistant yang berada pada masing-masing fungsional yang ada dalam perusahaan, dan dia memberikan nasehat dan bantuannya pada bidang menurut fungsinya. 
Sumber: http://ahmarabyad.blogspot.com/2011/06/fungsi-fungsi-staf.html - tanggal 15 Maret 2012 – jam 23.26

Terima Kasih kepada:
ocw.usu.ac.id/course/.../manajemen_slide_fungsi_pengorganisasian.pdf


PERBEDAAN KEKUASAAN DAN WEWENANG

KEKUASAAN
Kekuasaan adalah kewenangan yang didapatkan oleh seseorang atau kelompok guna menjalankan kewenangan tersebut sesuai dengan kewenangan yang diberikan, kewenangan tidak boleh dijalankan melebihi kewenangan yang diperoleh  atau kemampuan seseorang atau kelompok untuk memengaruhi tingkah laku orang atau kelompok lain sesuai dengan keinginan dari pelaku (Miriam Budiardjo,2002) atau Kekuasaan merupakan kemampuan memengaruhi pihak lain untuk berpikir dan berperilaku sesuai dengan kehendak yang memengaruhi (Ramlan Surbakti,1992).
Sedangkan menurut pendapat dari beberapa para ahli kekuasaan adalah :
1.     Menurut Gibson
Kekuasaan adalah Kemampuan seseorang untuk memperoleh seuatu sesuai dengan cara yang dikehendaki.
2.     Menurut Max Weber
Kekuasaan adalah kesempatan seseorang atau sekelompok orang untuk menyadarkan masyarakat akan kemauan-   kemauannya sendiri dengan sekaligus menerapkannya terhadap tindakan-tinakan perlawanan dari orang-orang atau golongan-golongan tertentu.
3.     Menurut Lewin
Kekuasaan adalah kemampuan potensial dari seseorang/kelompok orang untuk mempengaruhi yang lain dalam sistem yang ada.
Dalam pembicaraan umum, kekuasaan dapat berarti kekuasaan golongan, kekuasaan raja, kekuasaan pejabat negara. Sehingga tidak salah bila dikatakan kekuasaan adalah kemampuan untuk mempengaruhi pihak lain menurut kehendak yang ada pada pemegang kekuasaan tersebut. Robert Mac Iver mengatakan bahwa Kekuasaan adalah kemampuan untuk mengendalikan tingkah laku orang lain baik secara langsung dengan jalan memberi perintah / dengan tidak langsung dengan jalan menggunakan semua alat dan cara yg tersedia. Kekuasaan biasanya berbentuk hubungan, ada yg memerintah dan ada yg diperintah. Manusia berlaku sebagau subjek sekaligus objek dari kekuasaan. Contohnya Presiden, ia membuat UU (subyek dari kekuasaan) tetapi juga harus tunduk pada UU (objek dari kekuasaan).

Sudut Pandang Kekuasaan
Kekuasaan memiliki 2 sifat yaitu:

-       Kekuasaan Bersifat Positif
merupakan Kemampuan yang dianugerahkan oleh Tuhan kepada individu sebagai pemegang kekuasaan tertinggi yang dapat memengaruhi dan mengubah pemikiran orang lain atau kelompok untuk melakukan suatu tindakan yang diinginkan oleh pemegang kekuasaan dengan sungguh-sungguh dan atau bukan karena paksaan baik secara fisik maupun mental.

-       Kekuasaan Bersifat Negatif
Merupakan sifat atau watak dari seseorang yang bernuansa arogan, egois, serta apatis dalam memengaruhi orang lain atau kelompok untuk melakukan tindakan yang diinginkan oleh pemegang kuasa dengan cara paksaan atau tekanan baik secara fisik maupun mental. Biasanya pemegang kekuasaan yang bersifat negatif ini tidak memiliki kecerdasan intelektual dan emosional yang baik,mereka hanya berfikir pendek dalam mengambil keputusan tanpa melakukan pemikiran yang tajam dalam mengambil suatu tindakan, bahkan mereka sendiri kadang-kadang tidak dapat menjalankan segala perintah yang mereka perintahkan kepada orang atau kelompok yang berada di bawah kekuasannya karena keterbatasan daya pikir tadi. dan biasanya kekuasaan dengan karakter negatif tersebut hanya mencari keuntungan pribadi atau golongan di atas kekuasannya itu. karena mereka tidak memiliki kemampuan atau modal apapun selain kekuasaan untuk menghasilkan apapun, dan para pemegang kekuasaan bersifat negatif tersbut biasanya tidak akan berlangsung lama karena tidak akan mendapatkan dukungan sepenuhnya oleh rakyatnya.
Di negara demokrasi, dimana kekuasaan adalah ditangan rakyat, maka jalan menuju kekuasaan selain melalui jalur birokrasi biasanya ditempuh melalui jalur partai politik. Partai partai politik berusaha untuk merebut konstituen dalam masa pemilu. Partai politik selanjutnya mengirimkan calon anggota untuk mewakili partainya dalam lembaga legislatif. Dalam pemilihan umum legislatif secara langsung seperti yang terjadi di Indonesia dalam Pemilu 2004 maka calon anggota legislatif dipilih langsung oleh rakyat.
Sumber: Wikipedia - http://id.wikipedia.org/wiki/Kekuasaan - 11 Maret 2012 – 23.00
                              http://fisip.uns.ac.id/blog/pandu/2010/05/31/kekuasaan/ - 11 Maret 2012 – 23.15
Kekuasaan dalam negara dibagi menjadi tiga kekuasaan (Trias Politica) dalam buku  L’Espris des Lois yaitu :
1.            Legislatif, yaitu kekuasaan untuk membentuk undang - undang.
2.            Eksekutif, yaitu kekuasaan untuk menjalankan undang - undang.
3.            Legislatif, yaitu kekuasaan untuk mengawasi pelaksanaan undang - undang (mengadili).     (Montesquieu (1668-1755)).
Secara umum ada dua bentuk kekuasaan:
1.     Pertama kekuasaan pribadi, kekuasaan yang didapat dari para pengikut dan didasarkan pada seberapa besar pengikut mengagumi, respek dan terikat pada pemimpin.
2.     Kedua kekuasaan posisi, kekuasaan yang didapat dari wewenang formal organisasi.
Kekuasaan tidak begitu saja diperoleh individu, ada 5 sumber kekuasaan menurut John Brench
dan Bertram Raven, yaitu :
1.     Kekuasaan menghargai (reward power)
Kekuasaan yang didasarkan pada kemampuan seseorang pemberi pengaruh untuk memberi penghargaan pada orang lain yang dipengaruhi untuk melaksanakan perintah. (bonus sampai senioritas atau persahabatan).
2.     Kekuasaan memaksa (coercive power)
Kekuasaan berdasarkan pada kemampuan orang untuk menghukum orang yang dipengaruhi kalau tidak memenuhi perintah atau persyaratan. (teguran sampai hukuman).
3.     Kekuasaan sah (legitimate power)
Kekuasaan formal yang diperoleh berdasarkan hukum atau aturan yang timbul dari pengakuan seseorang yang dipengaruhi bahwa pemberi pengaruh berhak menggunakan pengaruh sampai pada batas tertentu.
4.     Kekuasaan keahlian (expert power)
Kekuasaan yang didasarkan pada persepsi atau keyakinan bahwa pemberi pengaruh mempunyai keahlian relevan atau pengetahuan khusus yang tidak dimiliki oleh orang yang
dipengaruhi. (professional atau tenaga ahli).
5.      Kekuasaan rujukan (referent power)
Kekuasaan yang dimiliki oleh seseorang atau kelompok yang didasarkan pada indentifikasi
pemberi pengaruh yang menjadi contoh atau panutan bagi yang dipengaruhi. (karisma,
keberanian, simpatik dan lain-lain).

Sumber: http://viyan.staff.gunadarma.ac.id/Downloads/files/15113/2_WEWENANG, DELEGASI DAN DESENTRALISASI.pdf - 7 maret 2012 - 1:04

WEWENANG

Wewenang adalah hak untuk melakukan sesuatu atau memerintah orang lain untuk melakukan atau tidak melakukan sesuatu agar mencapai tujuan tertentu.
Ada 2 pandangan mengenai sumber wewenang, yaitu :
1. Formal, bahwa wewenang di anugerahkan karena seseorang diberi atau dilimpahkan/diwarisi hal tersebut.
2. Penerimaan, bahwa wewenang seseorang muncul hanya bila hal itu diterima oleh kelompok/individu kepada siapa wewenang tersebut dijalankan.

Chester Bernard mendukung pandangan tersebut dengan menulis :
1. Komunikasi dapat dipahami
2. Dapat dipercayai bahwa hal tesebut tidak menyimpang disaat keputusannya dibuat.
3. Secara keseluruhan,dapat diyakini bahwa hal tersebut tidak bertentangan dengan kepentingan pribadinya.
4. Secara mental dan fisik mampu untuk mengikutinya.

Kekuasaan (power) sering sekali dicampur adukan dengan pengertian wewenang. Kekuasaan itu sendiri memiliki arti sebagai suatu kemampuan untuk melakukan hak tersebut. Ada banyak sumber dari kekuasaan itu sendiri, dan keenam sumber kekuasaan tersebut dapat diringkas sebagai berikut :
1. Kekuasaan balas – jasa.
2. Kekuasaan paksaan.
3. Kekuasaan sah.
4. Kekuasaan pengendalian informasi.
5. Kekuasaan panutan.
6. Kekuasaan ahli.

Persamaan tanggung jawab dan wewenang adalah baik dalam teori, tetapi sukar dicapai. Dapat disimpulkan, wewenang dan tanggung jawab adalah sama dalam jangka panjang, dan dalam jangka pendek, tanggung jawab lebih besar peranannya dari pada wewenang itu sendiri.


KESIMPULAN:

kekuasaan adalah kemungkinan seorang pelaku mewujudkan keinginannya di dalam suatu hubungan social yang ada termasuk dengan kekuatan atau tanpa mengiraukan landasan yang menjadi pijakan kemungkinan itu.
wewenang merupakan hak jabatan yang sah untuk memerintahkan orang lain bertindak dan untuk memaksa pelaksanaannya. Dengan wewenang, seseorang dapat mempengaruhi aktifitas atau tingkah laku perorangan dan grup.
Sumber kekuasaan terdiri dari harta benda, status, wewenang legal, charisma, dan pendidikan. Selain itu unsure kekuasaan juga berpengaruh yaitu meliputi: rasa takut, rasa cinta, kepercayaan, dan pemujaan. Lapisan kekuasaan yaitu tipe kata, tipe oligarkis, dan tipe demokratis.
Bentuk wewenang terdiri dari:
1.      Wewenang karena charisma, tradisional, dan rasional.
2.      Wewenang resmi dan tidak resmi.
3.      Wewenang pribadi dan territorial.
4.      Wewenang terbatas dan menyeluruh.


Sumber: Leni Herlina - http://esai-esai.blogspot.com/2011/04/makalah-kekuasaan-wewenang-dan.html - 11 Maret 2012 – 23.32.

Terima Kasih Kepada: